De « on fait de notre mieux » à « on peut le prouver »

Ce que demande la loi ou le décret

Depuis le 1er février 2023, pour chaque nouveau collaborateur ou bénévole majeur en contact structurel avec des mineurs, y compris les personnes qui encadrent une activité sportive. L'extrait date d'un mois au plus et l'organisation ne peut pas en garder de copie. À partir du 1er janvier 2027, tous les trois ans, également pour les collaborateurs et bénévoles déjà en place.

Comment Membrix l'intègre

Pour chaque entraîneur et bénévole, un enregistrement du contrôle (date, personne qui a contrôlé, valable jusqu'au), jamais le document lui-même. Rappel et signal à l'échéance, et aucune affectation à un groupe de jeunes sans contrôle valable.

Ce que demande la loi ou le décret

Devoir de vigilance pour chaque organisation sportive. Les fédérations disposent d'un protocole d'intervention, d'un point de contact intégrité (API) et de codes de conduite.

Comment Membrix l'intègre

Le point de contact intégrité du club est visible dans l'app, et chaque entraîneur signe le code de conduite en ligne au début de la saison. Un circuit de signalement conforme au protocole d'intervention suivra dans la version 2.

Ce que demande la loi ou le décret

Les codes de conduite issus du décret encadrent le contact en dehors de l'entraînement.

Comment Membrix l'intègre

Pas de messages individuels entre un adulte et un mineur dans l'app. Un parent ou tuteur est toujours en copie, et les messages de groupe vont aux joueurs et aux parents.

Ce que demande la loi ou le décret

La Belgique fixe à 13 ans l'âge du consentement pour les services en ligne (loi du 30 juillet 2018). En dessous, c'est le parent qui décide.

Comment Membrix l'intègre

Un enfant de moins de 13 ans a un profil sans connexion et le parent agit en son nom. Dès 13 ans, il dispose d'une connexion personnelle pour l'agenda et l'auto-évaluation, avec un accès pour le parent.

Ce que demande la loi ou le décret

L'autorité reste conjointe. À l'égard des tiers de bonne foi, chaque parent est réputé agir avec l'accord de l'autre, et le parent qui n'exerce pas l'autorité au quotidien conserve le droit d'être informé (art. 373 et 374 C. civ.).

Comment Membrix l'intègre

Les deux parents sont enregistrés par défaut comme tuteurs, avec les mêmes informations et notifications. Une inscription par un seul parent est valable et l'autre en est informé. Une exclusion n'est possible que sur la base d'un jugement enregistré par le club.

Ce que demande la loi ou le décret

Les données de santé sont une catégorie particulière au sens du RGPD (art. 9). On ne les conserve pas plus longtemps que nécessaire.

Comment Membrix l'intègre

La fiche médicale n'est visible que par les encadrants de l'activité concernée, avec un journal d'audit indiquant qui l'a consultée. Délais de conservation par type de donnée avec suppression automatique, et une convention de sous-traitance par club.

Ce que demande la loi ou le décret

Pour les enfants jusqu'à 14 ans (21 en cas de handicap grave), avec un maximum indexé par jour de garde et par enfant (17,30 € pour les dépenses de 2026). Le numéro de registre national de l'enfant et du payeur est obligatoire, et le club introduit les attestations par voie électronique via Belcotax-on-web avant le 1er mars.

Comment Membrix l'intègre

Attestations automatiques par enfant, avec le plafond journalier de la bonne année, et fichier Belcotax pour le club en un clic. Les numéros de registre national sont conservés chiffrés et utilisés uniquement à cette fin.

Ce que demande la loi ou le décret

Depuis le 1er janvier 2026, les entreprises assujetties à la TVA, asbl comprises, s'envoient des factures électroniques structurées. Pas pour les particuliers, et avec une exemption en dessous de 25 000 € de chiffre d'affaires.

Comment Membrix l'intègre

Les factures aux entreprises, comme le sponsoring et la location, passent par Peppol. Membrix reçoit aussi les factures électroniques des fournisseurs.

Ce que demande la loi ou le décret

En 2026, au maximum 44,02 € par jour et 1 760,83 € par an, porté à 3 233,91 € notamment pour les entraîneurs sportifs, moniteurs, coachs, coordinateurs sportifs jeunesse et arbitres. Les asbl assurent leurs volontaires en responsabilité civile et les informent.

Comment Membrix l'intègre

Un registre des défraiements par volontaire qui surveille les plafonds journalier et annuel, une note d'information signée en ligne et l'attestation d'assurance par club.

Ce que demande la loi ou le décret

La vente à distance donne 14 jours de droit de rétractation et impose une information préalable. Une exception existe pour les loisirs à une date fixe, mais selon hub.brussels, le sport conserve le droit de rétractation.

Comment Membrix l'intègre

Les conditions, la politique d'annulation et les informations sur la rétractation sont affichées avant le paiement, et la confirmation est enregistrée. Le texte est paramétrable par offre, en concertation avec le club.

Ce que demande la loi ou le décret

La domiciliation SEPA exige un mandat, une notification préalable et un droit de remboursement pour le payeur.

Comment Membrix l'intègre

Un mandat en ligne lors de l'inscription, une notification préalable pour chaque prélèvement, une nouvelle tentative automatique et le traitement des remboursements.