Van “we doen ons best” naar “we kunnen het aantonen”

Wat de wet of het decreet vraagt

Sinds 1 februari 2023 voor elke nieuwe meerderjarige medewerker of vrijwilliger met structureel contact met minderjarigen, ook wie een sportactiviteit begeleidt. Het uittreksel is hoogstens een maand oud en de organisatie mag geen kopie bewaren. Vanaf 1 januari 2027 om de drie jaar, ook voor bestaande medewerkers en vrijwilligers.

Hoe Membrix het inbouwt

Per trainer en vrijwilliger een controle-record (datum, wie controleerde, geldig tot), nooit het document zelf. Herinnering en signaal bij de vervaldatum, en geen toewijzing aan een jeugdgroep zonder geldige controle.

Wat de wet of het decreet vraagt

Zorgplicht voor elke sportorganisatie. Federaties hebben een handelingsprotocol, een aanspreekpunt integriteit (API) en gedragscodes.

Hoe Membrix het inbouwt

Het aanspreekpunt integriteit van de club is zichtbaar in de app, en elke trainer ondertekent de gedragscode digitaal bij de start van het seizoen. Een meldingsflow volgens het handelingsprotocol volgt in versie 2.

Wat de wet of het decreet vraagt

De gedragscodes uit het decreet regelen het contact buiten de training.

Hoe Membrix het inbouwt

Geen één-op-één berichten tussen een volwassene en een minderjarige in de app. Een ouder of voogd staat altijd in kopie, en groepsberichten gaan naar spelers en ouders.

Wat de wet of het decreet vraagt

België legt de leeftijd voor toestemming bij onlinediensten op 13 jaar (wet van 30 juli 2018). Daaronder beslist de ouder.

Hoe Membrix het inbouwt

Een kind onder 13 heeft een profiel zonder login en de ouder handelt namens het kind. Vanaf 13 is er een eigen login voor agenda en zelfevaluatie, met inzage voor de ouder.

Wat de wet of het decreet vraagt

Het gezag blijft gezamenlijk. Tegenover derden te goeder trouw wordt elke ouder geacht met instemming van de andere te handelen, en de ouder zonder dagelijks gezag behoudt het recht op informatie (art. 373 en 374 BW).

Hoe Membrix het inbouwt

Beide ouders staan standaard als voogd met dezelfde informatie en meldingen. Een inschrijving door één ouder is geldig en de andere wordt verwittigd. Uitsluiten kan alleen op basis van een vonnis dat de club registreert.

Wat de wet of het decreet vraagt

Gezondheidsgegevens zijn een bijzondere categorie onder de AVG (art. 9). Je bewaart ze niet langer dan nodig.

Hoe Membrix het inbouwt

De medische fiche is enkel zichtbaar voor de begeleiders van die activiteit, met een audit-log op wie keek. Bewaartermijnen per soort gegeven met automatische verwijdering, en een verwerkersovereenkomst per club.

Wat de wet of het decreet vraagt

Voor kinderen tot 14 jaar (21 bij een zware handicap), met een geïndexeerd maximum per opvangdag en per kind (€ 17,30 voor uitgaven van 2026). Het rijksregisternummer van kind en betaler is verplicht, en de club dient de attesten elektronisch in via Belcotax-on-web vóór 1 maart.

Hoe Membrix het inbouwt

Attesten automatisch per kind, met het dagplafond van het juiste jaar, en het Belcotax-bestand voor de club in één klik. Rijksregisternummers worden versleuteld bewaard en alleen hiervoor gebruikt.

Wat de wet of het decreet vraagt

Sinds 1 januari 2026 sturen btw-plichtige ondernemingen, ook vzw's, elkaar gestructureerde e-facturen. Niet voor particulieren, en met een vrijstelling onder € 25 000 omzet.

Hoe Membrix het inbouwt

Facturen aan bedrijven, zoals sponsoring en verhuur, gaan via Peppol. Membrix ontvangt ook e-facturen van leveranciers.

Wat de wet of het decreet vraagt

In 2026 maximaal € 44,02 per dag en € 1 760,83 per jaar, verhoogd tot € 3 233,91 voor onder meer sporttrainers, lesgevers, coaches, jeugdsportcoördinatoren en scheidsrechters. Vzw's verzekeren hun vrijwilligers voor burgerlijke aansprakelijkheid en informeren hen.

Hoe Membrix het inbouwt

Een vergoedingenregister per vrijwilliger dat het dag- en jaarplafond bewaakt, een informatienota die digitaal wordt ondertekend en het verzekeringsattest per club.

Wat de wet of het decreet vraagt

Verkoop op afstand geeft 14 dagen herroepingsrecht en een informatieplicht vooraf. Voor vrijetijdsbesteding op een vaste datum geldt een uitzondering, maar volgens hub.brussels behoudt sport het herroepingsrecht.

Hoe Membrix het inbouwt

Voorwaarden, annulatiebeleid en herroepingsinformatie worden vóór de betaling getoond, en de bevestiging wordt gelogd. De tekst is instelbaar per aanbod, in overleg met de club.

Wat de wet of het decreet vraagt

SEPA-domiciliëring vraagt een mandaat, een vooraankondiging en een terugboekingsrecht voor de betaler.

Hoe Membrix het inbouwt

Een digitaal mandaat bij de inschrijving, een vooraankondiging per incasso, automatische herkansing en verwerking van terugboekingen.